Säännöt ja rekisteriote ja Toimikuntien toimintaohjeet

REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste

1 Rekisterin nimi

Suomen Eestinajokoirayhdistys Ry:n jäsenrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Eestinajokoirayhdistys Ry
Verkkosivut: www.eestinajokoira.com
Osoite: Tuohistonkuja 531, 61330 Koskenkorva
Puh. 045-168 1212
Sähköposti: anne.huhtasaari@eestinajokoira.com

2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi: Anne Huhtasaari
Osoite: Tuohistonkuja 531, Koskenkorva
Puh. 045-168 1212
Sähköposti: anne.huhtasaari@eestinajokoira.com

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

4 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen nimi ja yhteystiedot eli postiosoite, puhelin ja sähköposti.

5 Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella.

6 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle

7 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään paikassa, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

Sähköiset jäsenrekisterit sijaitsevat sihteerin/jäsensihteerin omistamalla tietokoneella käyttäjätunnuksen takana. Tietokonetta säilytetään lukitussa tilassa. Sihteeri huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

8 Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisterinpitäjältä.

9 Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Yhdistyksen säännöt

Säännöt on hyväksytty ja rekisteröity Patentti- ja Rekisterihallituksessa 23.11.2018

Suomen Eestinajokoirayhdistys ry:n säännöt

1 § NIMI JA KOTIPAIKKA

Yhdistyksen nimi on Suomen Eestinajokoirayhdistys ry ja sen kotipaikka on Kuopio. Kokous- ja pöytäkirjakieli on suomi.

2 § TARKOITUS JA TOIMINNAN LAATU

Yhdistyksen tarkoituksena on kehittää ja ylläpitää eestinajokoiran käyttöominaisuuksia sekä rotumääritelmän mukaista ulkomuotoa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää ajokokeita, näyttelyitä ja antaa kasvattajille jalostusneuvontaa.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää omaisuutta ja välittää jäsenilleen alan kirjallisuutta sekä toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä.

3 § JÄSENET

Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen.

Kannattavaksi jäseneksi voi myös liittyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa.

Yhdistyksen jäsenet hyväksyy hallitus.

Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.

4 § JÄSENEN EROAMINEN JA EROTTAMINEN

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksessa.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos hän on toiminut vastoin yhdistyksen tarkoitusperiä tai sääntöjä, rikkonut hyviä tapoja tai lain määräyksiä.

Jäsen voidaan katsoa eronneeksi, jos jäsen on jättänyt jäsenmaksun suorittamatta yhden vuoden ajan eräpäivästä.

Jäsenellä, joka eroaa tai erotetaan yhdistyksestä, ei ole mitään oikeutta yhdistyksen omaisuuteen.

5 § JÄSENMAKSU

Varsinaisilta jäseniltä ja kannattavilta jäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun sekä ainaisjäsenyyden kertakaikkisen maksun suuruudesta, erikseen kummallekin jäsenryhmälle, päättää vuosikokous. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.

6 § HALLITUS

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja kuusi (6) muuta varsinaista jäsentä.

Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Hallituksen puheenjohtaja valitaan vuodeksi kerrallaan, muut jäsenet kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Hallituksen jäsenistä on vuosittain erovuorossa kaksi (2). Erovuorossa olevat hallituksen jäsenet kahden ensimmäisen vuoden aikana ratkaistaan arvalla.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

7 § YHDISTYKSEN NIMEN KIRJOITTAMINEN

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin sekä varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.

8 § TILIKAUSI JA TILINTARKASTUS

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.

9 § YHDISTYKSEN KOKOUKSET

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-toukokuussa.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kullakin äänioikeutetulla jäsenellä on mahdollisuus edustaa poissaolevia äänioikeutettuja jäseniä valtakirjalla, kuitenkin enintään viisi (5) valtakirjaa / henkilö. Kannattavalla jäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

10 § YHDISTYKSEN KOKOUSTEN KOOLLEKUTSUMINEN

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään 14 (neljätoista) vuorokautta ennen kokousta kotisivuillamme ilmoittamalla, jäsenille lähetettävillä sähköposteilla tai tekstiviestein ellei sähköpostiosoitetta ole tiedossa. Lisäkäytäntönä voidaan postittaa kutsukirjeitä, mikäli joku jäsen sitä erikseen haluaa. Kirjeet eivät ole virallisen koollekutsumisen edellytys.

11 § VUOSIKOKOUS

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaus

2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto

6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille

7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet

8. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet erovuoroisten tilalle

9. Valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat

10. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

11. Käsitellään muut mahdolliset asiat, joista ei kuitenkaan voida tehdä päätöstä

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle kalenterivuoden loppuun mennessä, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

12 § SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN JA YHDISTYKSEN PURKAMINEN

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

Toimikuntien toimintaohje

SUOMEN EESTINAJOKOIRAYHDISTYKSEN TOIMIKUNTIEN TOIMINTAOHJE

Toimikunnat avustavat yhdistyksen hallituksen toimintaa rodun hyväksi. Toimikunnat edistävät omalla toiminnallaan rodun tunnettavuutta ja arvostusta. Ne toimivat yhdistyksen hallituksen alaisena yhdistyksen sääntöjä noudattaen.

Toimikunnan kokoonpano ja nimeäminen

• Uusi hallitus valitsee omassa järjestäytymiskokouksessaan toimikunnalle puheenjohtajan sekä nimeää yhdessä puheenjohtajan kanssa muut toimikunnan jäsenet. Hallitus voi nimittää jäseniä myös kesken toimikauden.

• Toimikunnan jäsenten tulee olla kiinnostuneita toimimaan rodun hyväksi ja heidän tulee olla yhdistyksen jäseniä.

• Tavoitteena on valita toimikunnan jäsenet mahdollisimman kattavasti koko Suomesta ja mahdollisuuksien mukaan myös ulkomailta.

• Toimikunnan jäsenistä vähintään yhden tulee olla myös yhdistyksen hallituksen jäsen. Hallitus nimeää hallituksen sisältä henkilön, joka toimii yhteyshenkilönä toimikunnalle. Toimikunnan hallitusjäsenen tulee varmistaa aktiivinen kaksisuuntainen tiedonkulku hallituksen ja toimikunnan välillä.

• Toimikunta valitsee itselleen tarvittavat toimihenkilöt.

Toiminta

• Toimikunta toimii yhdistyksen vuosikokouksen ja hallituksen päättämien suuntaviivojen mukaisesti.

• Toimikunnan tulee suunnitella toimintansa tiiviissä yhteistyössä hallituksen sekä muiden toimikuntien kanssa.

• Toimikunnan kokouksista laaditaan pöytäkirja, joka toimitetaan hallitukselle.

• Toiminnassa voidaan käyttää tarvittaessa myös kolmansia osapuolia (esim.metsästysseurat).

• Toimikunta laatii toimi kausittain toimintasuunnitelman, jonka tulee sisältää pää suuntaviivat toimikunnan toiminnasta toimi kausittain. Tarvittaessa laaditaan myös varainkäyttösuunnitelma.

• Toimikauden päättyessä toimikunta laatii hallitukselle toiminta- ja tarvittaessa varainkäyttö kertomuksen, jotka esitetään yhdistyksen vuosikokouksessa.

Hyväksytty Suomen eestinajokoirayhdistys ry:n vuosikokouksessa 14.08.2021